Como escrever um e-mail? Tudo o que precisa de saber!
Hoje em dia, enviamos e recebemos dezenas de e-mails por dia – tanto pessoais como profissionais. Escrevemos a amigos, clientes, colegas de trabalho e professores. Contactamos serviços públicos e candidatamo-nos a empregos – em todas estas situações utilizamos o correio eletrónico. Formular corretamente uma mensagem é, por isso, muito importante. Neste artigo, explicamos como escrever um e-mail e o que deve ter em conta.
O que é um e-mail?
Um e-mail é uma mensagem enviada no âmbito de uma comunicação realizada através do correio eletrónico. Pode ser utilizado para transmitir conteúdos em formato de texto e multimédia.
A comunicação por e-mail é popular tanto em relações formais como informais (caracterizadas por uma abordagem um pouco mais descontraída).
As mensagens de e-mail são hoje uma parte indispensável dos contactos profissionais na maioria das empresas. Através delas, os trabalhadores podem comunicar entre si dentro da organização e também com o exterior – com clientes, parceiros e outras entidades.
Na prática, o e-mail desempenha atualmente também uma função documental – muitas vezes serve como confirmação de acordos, decisões ou informações transmitidas.
Por isso, é importante conhecer as regras básicas de escrita e de etiqueta linguística. Isso facilitará bastante a gestão correta da correspondência profissional e pessoal.
Escrever um e-mail – por onde começar?
O primeiro passo a dar é determinar a natureza da mensagem. Um e-mail pessoal, dirigido a um amigo ou amiga, terá uma forma completamente diferente de um e-mail profissional enviado a um empregador.
A questão fundamental é, portanto, o tipo de relação entre o remetente e o destinatário. Se a identificar corretamente, evitará um faux pas logo à partida.
Como escrever um e-mail? Os elementos mais importantes
Uma questão essencial é saber aplicar a estrutura adequada à mensagem.
Uma organização clara facilita a compreensão rápida do conteúdo e a localização das informações mais importantes. Uma estrutura inadequada pode tornar a mensagem pouco clara ou ambígua.
De que elementos deve lembrar-se ao escrever um e-mail?
Assunto
O assunto deve incluir a questão principal que aborda no conteúdo da mensagem. Se tiver vários assuntos para discutir com o destinatário, é aconselhável separá-los em diferentes conversas e descrevê-los adequadamente.
Desta forma, as informações transmitidas ficarão mais organizadas e, consequentemente, serão mais fáceis de encontrar. Além disso, criar uma conversa separada para cada questão reduz o risco de uma mensagem importante passar despercebida no meio de muitas outras informações.
Exemplo de assunto: Candidatura à vaga de copywriter
Saudação
Depois de definir o assunto da mensagem, pode passar à saudação. A sua forma depende da relação com o destinatário e da natureza da comunicação.
Se não souber quem irá ler a sua mensagem, a melhor solução é utilizar uma fórmula oficial genérica, como Exmos. Senhores. Se conhecer a função, o grau académico, o título ou o cargo do destinatário, pode optar por uma fórmula mais específica, como Exmo. Senhor Professor.
Numa comunicação informal, pode utilizar simplesmente o nome da pessoa como fórmula de abertura, por exemplo: “Bom dia, Marta”.
A regra relativa à saudação aplica-se à primeira mensagem trocada com o destinatário no âmbito de uma determinada conversa. Nas mensagens seguintes, não é obrigatório repetir a saudação.
Conteúdo principal
Depois de utilizar a fórmula de saudação, pode passar ao conteúdo propriamente dito. Se ainda não sabe bem como escrever um e-mail, procure garantir que a mensagem é concisa, compreensível para o destinatário e se refere de forma precisa ao assunto que pretende abordar. Assim, evitará mal-entendidos.
Garanta uma estrutura clara. Comece por descrever a situação, incluindo e destacando as informações mais importantes, e só depois apresente eventuais perguntas ou o pedido para que o destinatário tome a ação que espera.
É uma boa prática reler o conteúdo preparado. Desta forma, poderá confirmar se o sentido da mensagem foi transmitido corretamente e se não ficaram de fora informações importantes. Nesta fase, também poderá detetar eventuais erros.
Despedida
Antes de terminar o e-mail com a sua assinatura, utilize uma fórmula de encerramento adequada.
Tal como acontece com a saudação, ao criar a fórmula de despedida deve prestar especial atenção à relação que mantém com o destinatário.
Consoante a formulação mais adequada à comunicação em causa, pode utilizar expressões como Com os melhores cumprimentos, Atenciosamente ou uma opção um pouco mais descontraída – Com os melhores cumprimentos. Tenha, no entanto, em conta que não se coloca vírgula entre a fórmula de despedida e a assinatura.
Escrever um e-mail com correção
A forma correta de redigir uma mensagem de e-mail demonstra profissionalismo e respeito pelo destinatário. Em seguida, encontrará as principais regras que deve aplicar na correspondência do dia a dia:
Pontuação após a saudação
Depois da fórmula de saudação (por exemplo, Bom dia ou Exma. Senhora) é habitual colocar uma vírgula e iniciar o conteúdo da mensagem numa nova linha, com letra minúscula:
Exma. Senhora,
agradeço o orçamento enviado…
Em alternativa, pode utilizar um ponto de exclamação após a saudação inicial, o que permite começar a frase seguinte com letra maiúscula:
Bom dia!
Agradeço o orçamento enviado…
Pontuação após a despedida
Depois da fórmula de despedida (por exemplo, Com os melhores cumprimentos ou Atenciosamente) não se coloca vírgula nem ponto final. Na linha seguinte deve aparecer a assinatura – o nome e o apelido, mesmo que o destinatário conheça o remetente pelo contexto ou pelo endereço de e-mail. É uma questão de boa educação e contribui para uma comunicação clara:
Com os melhores cumprimentos
João Silva
Evitar a fórmula Venho por este meio
A expressão Venho por este meio é bastante utilizada, mas nem sempre é a opção mais adequada para iniciar uma correspondência. Pode conferir um tom excessivamente distante ou burocrático à mensagem. Na comunicação profissional e oficial, é geralmente preferível optar por formas mais naturais e neutras:
Bom dia
Exma. Senhora
Exmos. Senhores
Como escrever um e-mail? Exemplos
Assunto do e-mail: Trabalho final – João Silva, Nutrição Clínica, 3.º ano
Exmo. Senhor Professor,
Sou estudante do 3.º ano da licenciatura em Nutrição Clínica na Universidade de Lisboa.
Envio em anexo o trabalho final da unidade curricular de Anatomia Humana.
Com os melhores cumprimentos
João Silva
Assunto do e-mail: Reserva de alojamento – Algarve 2026
Olá, Inês!
Como estás? Espero que já estejas totalmente recuperada. 🙂
Diz-me, por favor, se já reservaste o alojamento para a nossa viagem ao Algarve. Podes enviar-me os detalhes?
Mal posso esperar por irmos!
Beijinhos
Marta
Já sabe como escrever um e-mail, a que aspetos deve prestar atenção e que regras deve seguir. Agora, basta aplicar os conhecimentos adquiridos na prática.
Resumo
- Um e-mail é uma mensagem enviada no âmbito de uma comunicação realizada através do correio eletrónico.
- Ao escrever um e-mail, preste especial atenção à relação que mantém com o destinatário – é a ela que deve adaptar o tom e a forma da mensagem.
- Não se esqueça do assunto do e-mail: é um elemento muito importante, que permite ao destinatário identificar imediatamente o tema abordado.
- Tanto na saudação inicial como na fórmula de despedida, adapte a expressão escolhida ao destinatário. Se não tiver a certeza de qual das opções disponíveis é adequada, opte pela mais formal e cortês.
- Ao redigir o conteúdo principal do e-mail, assegure uma estrutura clara. Comece por descrever a situação, incluindo e destacando as informações mais importantes, e só depois apresente eventuais perguntas ou o pedido para que o destinatário tome a ação que espera.
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