Como elaborar um relatório? Principais regras

O que é um relatório?

Pode assumir uma forma oral ou escrita e é normalmente dirigido a superiores hierárquicos, clientes, instituições, investidores ou entidades de fiscalização.

O principal objetivo de um relatório é transmitir informações concretas sobre um determinado problema, processo ou acontecimento. Um relatório pode servir, entre outras finalidades, para:

• resumir atividades,
• apresentar resultados de estudos,
• analisar dados,
• avaliar uma situação,
• identificar irregularidades,
• apresentar recomendações,
• acompanhar o progresso dos trabalhos,
• documentar o desenvolvimento de um projeto.

Na prática, o relatório desempenha sobretudo uma função informativa e de apoio à decisão: permite ao destinatário tirar conclusões e tomar determinadas medidas.

Que características deve ter um bom relatório?

Independentemente do tipo de relatório, o documento deve cumprir vários requisitos básicos.

• Precisão – o relatório deve conter apenas informações concretas relacionadas com o tema abordado. É importante evitar formulações pouco claras e generalizações.
• Objetividade – o conteúdo deve ser conciso, lógico e organizado, e cada informação deve ser justificada e resultar dos dados apresentados.
• Imparcialidade – o relatório não pode basear-se nas opiniões pessoais do autor. As conclusões devem resultar de factos, análises ou resultados de estudos.
• Coerência – o documento deve manter uma estrutura, um estilo e uma forma de apresentação uniformes.
• Clareza – um relatório bem preparado permite encontrar rapidamente as informações mais importantes, através da utilização de um índice, títulos e capítulos.
• Correção linguística e técnica – o relatório deve estar livre de erros linguísticos, estilísticos e factuais. Dados incorretos ou conclusões imprecisas podem levar à tomada de decisões inadequadas.

Como elaborar um relatório?

A preparação de um relatório exige a organização das informações, uma estrutura adequada e a apresentação dos dados de forma clara e objetiva.

1. Definir o tema e o objetivo do relatório – em primeiro lugar, é necessário determinar qual é o tema do relatório, que problema analisa, por que motivo é elaborado e quem será o seu destinatário. Tanto o alcance das informações como a linguagem do documento dependem destes fatores.
2. Recolher e organizar os dados – o relatório deve basear-se em fontes credíveis e dados concretos. Podem ser, por exemplo, resultados de estudos, estatísticas, dados financeiros ou observações. Nesta fase, também é necessário selecionar as informações mais importantes e eliminar os dados desnecessários ou não relacionados com o tema do relatório.
3. Preparar a estrutura do relatório – antes de começar a escrever, é aconselhável criar um plano do documento e dividi-lo em secções temáticas. Assim, o relatório será lógico e fácil de consultar.
4. Redigir o conteúdo do relatório – o conteúdo do documento deve apresentar factos, explicar relações, apresentar dados e conduzir a conclusões concretas. Nos relatórios, utilizam-se frequentemente tabelas, gráficos ou diagramas.
5. Completar a formatação – o relatório deve ter uma apresentação gráfica clara, que facilite a leitura. É útil utilizar títulos e capítulos, listas com marcadores ou numeradas e destacar as informações mais importantes. Normalmente, usam-se fontes sem serifa ou com serifa, de tamanho 11–12 pontos, e um espaçamento entre linhas de 1,15–1,5.
6. Elaborar conclusões e recomendações – a parte final do relatório deve incluir um resumo das principais conclusões. Se a natureza do documento o exigir, podem ser acrescentadas recomendações de ação, propostas de alteração ou uma avaliação dos riscos.
7. Verificar o relatório – antes de entregar o documento, é necessário verificar a correção dos dados, a conformidade das conclusões com a análise, a coerência do texto, a completude das fontes e a correção linguística e técnica.

Qual deve ser a estrutura de um relatório?

Muito depende do tipo de relatório, mas a estrutura mais universal é a seguinte:

1. Capa – contém as informações básicas que identificam o relatório, como o título, o autor, o destinatário, se necessário, a data e o local de preparação do documento.
2. Resumo – apresentação breve das informações, dos resultados e das conclusões mais importantes.
3. Índice – lista organizada dos capítulos e subcapítulos, acompanhada dos números das páginas.
4. Introdução – apresentação do tema do relatório, do contexto, do âmbito da análise e dos principais pressupostos metodológicos.
5. Conteúdo – parte principal do relatório, que inclui a descrição do problema, a análise dos dados, o desenvolvimento dos estudos ou acontecimentos, bem como as suas consequências e interpretação.
6. Conclusões – síntese resultante diretamente da análise realizada.
7. Recomendações – ações, soluções ou passos seguintes propostos.
8. Bibliografia – lista de todas as fontes utilizadas na elaboração do relatório.
9. Anexos – materiais adicionais que complementam o relatório, como resultados detalhados de estudos, documentação técnica ou outras fontes demasiado extensas para serem incluídas na parte principal do documento.

Tipos de relatório

Podemos distinguir vários tipos de relatório, cuja classificação depende da finalidade, das características ou das variáveis analisadas. Assim, os relatórios podem ser divididos de acordo com:

Extensão do relatório:

• curto (executivo) – até 10 páginas, com informações concisas e claras;
• longo (pormenorizado) – mais de 10 páginas, com uma análise aprofundada do problema e um maior volume de dados.

Conteúdo do relatório:

• informativo – apresenta factos e dados;
• analítico – inclui a interpretação dos dados e conclusões;
• científico – baseia-se em estudos e numa metodologia científica;
• técnico – aborda questões técnicas ou tecnológicas;
• financeiro – inclui dados financeiros e económicos;
• periódico – elaborado regularmente, por exemplo, todas as semanas ou todos os trimestres.

Objetivo do relatório: o relatório pode ser, por exemplo, de controlo, de marketing, de vendas, de acidente, de investigação ou de auditoria.

Exemplo de relatório

Segue um exemplo de relatório num modelo simplificado.