Fórmulas de cortesia nos e-mails: como utilizá-las?

Fórmulas de cortesia nos e-mails: o que é a etiqueta linguística?

Por outras palavras, utilizar fórmulas adequadas para iniciar e terminar uma mensagem mostra ao destinatário que somos bem-educados e sabemos comunicar num contexto formal.

Os tempos em que a correspondência profissional era feita sobretudo por carta já ficaram para trás. Atualmente, a comunicação por e-mail é dominante. No dia a dia, a maioria de nós escreve dezenas de mensagens para colegas, clientes, parceiros ou superiores hierárquicos.

Infelizmente, apesar da experiência na redação de correspondência, muitas pessoas continuam a cometer erros, geralmente por desconhecimento — e isso pode afastar ou causar uma má impressão ao destinatário.

Estrutura correta de um e-mail formal

Qualquer mensagem deve ser composta por três elementos:

• introdução (saudação);
• corpo da mensagem (pode ser um pedido de informação, uma reclamação ou uma comunicação);
• despedida.

Neste artigo, não nos vamos concentrar na parte central, ou seja, no conteúdo principal. Recordamos apenas que, independentemente do destinatário, deve respeitar a etiqueta linguística — dirigir-se de forma educada, sem ofender nem pressionar a outra pessoa a tomar uma decisão.

Antes de analisarmos as fórmulas de cortesia para o início e o fim da mensagem, devemos identificar o destinatário. As perguntas seguintes podem ajudar:

• Conheço esta pessoa? (não necessariamente pessoalmente; já trocámos mensagens anteriormente?);
• Qual é a posição do destinatário? (professor universitário, superior hierárquico, colega, funcionário de uma entidade?);
• Sei como prefere ser tratado? (por exemplo, conheço o seu nome e título profissional?);
• Qual é o grau de formalidade adequado? (trata-se de um colega, de alguém mais jovem ou de uma pessoa com mais experiência?).

Quando tiver respostas para estas perguntas, será mais fácil escolher as fórmulas de cortesia adequadas — tanto para iniciar como para terminar a mensagem. É importante que as duas fórmulas sejam coerentes entre si: a introdução e a despedida devem ter um grau de formalidade semelhante.

Fórmulas de cortesia para iniciar um e-mail

Todas as mensagens devem começar de forma adequada. Ir diretamente ao assunto só é aceitável quando se trata da continuação de uma conversa já iniciada. Quando contacta alguém pela primeira vez, não deve omitir a saudação.

Que fórmulas de cortesia podem ser utilizadas no início de um e-mail?

• Exmo. Senhor / Exma. Senhora — quando conhece o nome ou o tratamento adequado do destinatário;
• Exmos. Senhores — quando escreve para uma organização ou não sabe quem irá ler a mensagem;
• Exmo. Senhor Professor / Exma. Senhora Doutora — quando conhece o cargo ou o título do destinatário; em certos contextos, pode utilizar apenas o título e o apelido;
• Senhor [apelido] / Senhora [apelido] — quando já conhece a pessoa, mas pretende manter um tom formal;
• Caro Senhor [apelido] / Cara Senhora [apelido] — uma opção cordial e profissional, adequada quando já existe algum contacto;
• Bom dia / Boa tarde — saudações universais e naturais em muitos contextos profissionais, independentemente da hora a que a mensagem seja lida.

Começar um e-mail formal com “Olá” é um erro?

Uma dúvida frequente diz respeito à utilização de “Olá” — ou, sobretudo, de “Olá!” — no início de uma mensagem profissional. Esta saudação não está errada em todos os contextos, mas pode ser demasiado informal quando escreve pela primeira vez a um cliente, a uma entidade ou a alguém com quem mantém uma relação hierárquica.

Em mensagens formais, é preferível escolher uma saudação que indique respeito e o nível adequado de distância profissional. “Olá” pode ser perfeitamente aceitável numa comunicação interna ou numa troca de mensagens já habitual. Saudações como “Hi” ou “Hey”, por outro lado, devem ser evitadas em e-mails profissionais dirigidos a pessoas com quem não tem confiança.

Como escrever a saudação inicial

Depois da saudação inicial, deve colocar uma vírgula. Em seguida, deixe uma linha em branco e comece o corpo da mensagem com letra minúscula, quando a construção o exigir. Não é recomendável colocar um ponto final depois da saudação e começar a mensagem seguinte com letra maiúscula como se se tratasse de uma frase autónoma.

Fórmulas de cortesia para terminar um e-mail

A introdução e o conteúdo da mensagem estão prontos; falta agora encerrá-la. Que fórmulas de despedida são adequadas num e-mail formal?

• Com os melhores cumprimentos;
• Com os meus melhores cumprimentos;
• Atentamente — uma fórmula muito formal, especialmente adequada quando escreve a uma entidade ou a um destinatário desconhecido.

Usar “Cumprimentos” é demasiado informal?

Também existem dúvidas sobre fórmulas como “Cumprimentos” ou “Um abraço”. São necessariamente incorretas? Não. Podem ser utilizadas com naturalidade em comunicações internas, semiformais ou entre colegas. “Cumprimentos” é uma opção neutra, enquanto “Um abraço” pressupõe uma relação de maior proximidade. Num e-mail formal dirigido a um cliente, a uma entidade ou a alguém que não conhece, é preferível optar por “Com os melhores cumprimentos” ou “Atentamente”.

Como escrever a despedida

Depois da fórmula de despedida, não coloque vírgula nem ponto final. Na linha seguinte, escreva a sua assinatura, de preferência com o nome completo. Isto é recomendável mesmo quando o destinatário sabe quem lhe escreve através do endereço de e-mail ou do nome apresentado na mensagem.

Exemplo de um e-mail formal

Apresentamos abaixo um exemplo de e-mail formal, de acordo com as recomendações deste artigo:

Exmos. Senhores,

Na sequência da nossa conversa, agradeço a vossa atenção a este assunto. Envio de seguida um breve resumo dos pontos principais, que considero relevantes. Agradeço a leitura e fico disponível para qualquer esclarecimento adicional.

Com os melhores cumprimentos

Inês Martins